Fachleute in den Bereichen Customer Success und Customer/Employee Experience verlassen sich häufig auf E-Mail-Umfragen und -Kampagnen, um ihre Zielgruppe zu erreichen. Unsachgemäße E-Mail-Praktiken können jedoch dem Ruf Ihrer Absenderdomäne schaden, d. h. Ihre Nachrichten könnten in Spam-Ordnern landen oder ganz blockiert werden.
Wichtige Übersicht - Befolgen Sie diese Schritte beim Versenden von E-Mails:
Senden Sie E-Mails nur an Personen, die ihre Zustimmung gegeben haben
Halten Sie Ihre Mailingliste sauber (Listenhygiene)
Sie sind verpflichtet, eine Abmeldeoption einzubauen (und diese auch einzuhalten)
Vermeiden Sie Spam-ähnlichen Inhalt und Design
Verwenden Sie einen erkennbaren Absendernamen und eine erkennbare Betreffzeile
Mit gleichmäßigem Tempo und in angemessenem Umfang senden
Warum die Domainreputation wichtig ist Die Domänenreputation ist im Wesentlichen der E-Mail-"Credit Score" Ihrer Domäne bei Mailbox-Anbietern. Dienste wie Gmail und Outlook verfolgen, wie Menschen auf E-Mails von Ihrer Domäne reagieren (Öffnungen, Löschungen, Spam-Berichte usw.) und ob Sie korrekte Versandpraktiken anwenden.
Ein guter Ruf bedeutet, dass die Anbieter Ihren E-Mails vertrauen und sie an die Posteingänge weiterleiten. Ein schlechter Ruf bedeutet, dass Ihre E-Mails mit größerer Wahrscheinlichkeit als Spam eingestuft oder sogar ganz abgelehnt werden. In extremen Fällen kann eine schlechte Absenderreputation dazu führen, dass Ihre Domäne auf eine schwarze Liste gesetzt wird, was es nahezu unmöglich macht, dass Ihre E-Mails die Empfänger erreichen. Kurz gesagt, der Schutz des Rufs Ihrer Absenderdomäne ist für eine erfolgreiche E-Mail-Reichweite entscheidend.
Selbst wenn Sie wertvolle Inhalte haben, ist es egal, wenn Ihre E-Mails nie die gewünschte Zielgruppe erreichen. Die Einhaltung von Vorschriften und bewährten Verfahren sorgt dafür, dass Ihre Domain vertrauenswürdig bleibt und Ihre Nachrichten im Posteingang und nicht im Spam-Ordner landen.
Erstellen Sie eine auf Erlaubnis basierende E-Mail-Liste
Einer der wichtigsten Schritte besteht darin, E-Mails nur an Personen zu senden, die ihr Einverständnis gegeben haben oder erwarten, von Ihnen zu hören. So ist es wahrscheinlicher, dass sich die Empfänger mit Ihnen auseinandersetzen und Ihre Nachrichten nicht als Spam markieren.
Verwenden Sie nur Opt-In-Kontakte: Holen Sie immer die Zustimmung ein, bevor Sie jemanden per E-Mail anschreiben. Dies kann durch Anmeldungen, Kundenvereinbarungen oder frühere Beziehungen geschehen. Vermeiden Sie es, E-Mails an Kontakte zu schicken, die nie zugestimmt haben, Ihre Mitteilungen zu erhalten. Unerwünschte E-Mails führen oft zu Beschwerden und schaden Ihrem Ruf.
Kaufen Sie niemals E-Mail-Listen: Gekaufte oder gescrapte Listen enthalten Personen, die Ihr Unternehmen nicht kennen. Es ist wahrscheinlicher, dass diese Empfänger Ihre E-Mails ignorieren oder melden. Die Verwendung solcher Listen kann dem Ansehen Ihrer Domain schnell schaden (und verstößt möglicherweise gegen Anti-Spam-Gesetze). Bauen Sie Ihre Liste organisch auf, auch wenn sie langsamer wächst - Qualität ist wichtiger als Quantität.
Erwägen Sie Double Opt-In: Durch die Implementierung eines Double Opt-In (bei dem die Nutzer ihre E-Mail-Adresse nach der Anmeldung durch Anklicken eines Links bestätigen) können Sie sicherstellen, dass jeder auf Ihrer Liste Ihre E-Mails auch wirklich erhalten möchte. Dieser zusätzliche Schritt filtert gefälschte oder falsch geschriebene Adressen heraus und bestätigt das Interesse des Empfängers. Er ist zwar nicht obligatorisch, kann aber die Qualität der Liste erheblich verbessern und Sie vor dem Versand an ungültige Adressen schützen.
Indem Sie nur denjenigen E-Mails schicken, die von Ihnen hören wollen, erreichen Sie eine bessere Beteiligung und weitaus weniger Spam-Beschwerden. Engagierte Empfänger, die Ihre E-Mails öffnen und anklicken, senden positive Signale an Mailbox-Anbieter, dass Ihre Domain vertrauenswürdig ist.
Halten Sie Ihre Mailingliste sauber (Listenhygiene)
Selbst bei einer Liste, die auf Erlaubnis basiert, werden einige Adressen im Laufe der Zeit problematisch - Personen wechseln den Arbeitsplatz, geben E-Mails auf oder verlieren das Interesse. Die regelmäßige Pflege der Liste (oft als "Listenhygiene" bezeichnet) ist für die Zustellbarkeit entscheidend:
Entfernen Sie ungültige oder fehlgeschlagene Adressen: Wenn eine E-Mail-Adresse ständig abgewiesen wird (z. B. "Benutzer nicht gefunden"), sollten Sie aufhören, an diese Adresse zu senden. Wenn Sie weiterhin an ungültige Adressen senden, führt dies zu hohen Bounce-Raten, die von E-Mail-Anbietern als rotes Tuch betrachtet werden. Hohe Bounce-Raten können den Eindruck erwecken, dass Sie E-Mails ohne Rücksicht auf ihre Gültigkeit versenden (was Spammer oft tun).
Inaktive Empfänger unterdrücken: Ermitteln Sie die Empfänger, die sich schon lange nicht mehr mit Ihren E-Mails befasst haben (z. B. keine Öffnungen oder Klicks in 6-12 Monaten). Es kann sinnvoll sein, ihnen keine E-Mails mehr zu schicken oder sie zumindest seltener anzuschreiben. Inaktive E-Mails können sich in Spam-Fallen verwandeln oder einfach Ihre Engagement-Metriken nach unten ziehen. Mailbox-Anbieter bemerken, wenn die meisten Leute Ihre Nachrichten ignorieren. Indem Sie uninteressierte Kontakte entfernen oder aus dem Verkehr ziehen, verbessern Sie Ihre Öffnungsrate und verringern das Risiko, auf eine recycelte Spam-Falle zu stoßen.
Regelmäßig aktualisieren und validieren: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Liste in regelmäßigen Abständen zu bereinigen. Einige Unternehmen validieren E-Mails (mithilfe von Tools oder Diensten), um Tippfehler oder tote Konten vor einem großen Versand zu erkennen. Nutzen Sie zumindest die Berichte Ihrer Plattform, um regelmäßig Adressen mit wiederholten Bounces oder solche, die sich nie melden, auszusortieren. Eine kleinere Liste mit wirklich interessierten Empfängern ist weitaus besser als eine riesige Liste mit totem Gewicht.
Wenn Sie Ihre Liste sauber halten, schützt das den Ruf Ihrer Domäne, da es den E-Mail-Anbietern zeigt, dass Sie an echte, aktive Personen senden. Außerdem sparen Sie Geld und Mühe, weil Sie keine E-Mails an Adressen senden, die nie antworten werden.
Es gibt Online-Dienste, die Ihre E-Mail-Listen automatisch für Sie bereinigen. Bitte beachten Sie, dass Netigate nicht mit diesen Diensten verbunden ist, aber wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass es eine Möglichkeit gibt, die manuelle Arbeit, die mit der Bereinigung von Listen verbunden ist, zu umgehen:
Dienstleistungen wie:
Bieten Sie immer eine Abmeldeoption an (und halten Sie sie ein)
Jede Massen- oder Marketing-E-Mail muss eine eindeutige Möglichkeit für den Empfänger enthalten, sich von zukünftigen E-Mails abzumelden (unsubscribe). Dies ist nicht nur eine bewährte Praxis - es ist oft eine gesetzliche Vorschrift und ein wichtiger Vertrauensfaktor für E-Mail-Anbieter.
Deutlicher Abmeldelink in jeder E-Mail: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails (Newsletter, Umfragen, Werbeaktionen usw.) einen leicht zu findenden Link zum Abbestellen enthalten, der sich normalerweise in der Fußzeile befindet. Formulierungen wie "Abbestellen" oder "E-Mail-Einstellungen verwalten" sollten deutlich sichtbar sein - verstecken Sie sie nicht in einer Textwand. Dienste wie Google Mail und Outlook suchen sogar nach einer Option zum Abbestellen von Listen und unterstützen die Nutzer beim Abmelden, wenn diese vorhanden ist. Wenn sie keine offensichtliche Abmeldemöglichkeit sehen, könnten die Empfänger stattdessen auf die Schaltfläche "Spam melden" klicken, was für den Ruf Ihrer Domäne viel schlechter ist.
Beachten Sie Abmeldungen umgehend: Sobald sich jemand abmeldet, hören Sie auf, ihm E-Mails zu schicken. Es hat sich bewährt, Abbestellungsanfragen sofort (oder höchstens innerhalb von ein paar Tagen) zu bearbeiten. Viele Gesetze (wie z. B. das US-amerikanische CAN-SPAM-Gesetz) schreiben vor, dass Sie Abmeldungen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens (z. B. 10 Werktage in den USA) bearbeiten müssen. Eine schnelle Löschung schützt Ihre Marke - das Versenden von E-Mails an Personen, die sich abgemeldet haben, ist nicht nur ärgerlich (und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie Sie melden), sondern kann auch gegen Compliance-Vorschriften verstoßen.
Keine Abmeldung für One-to-One- oder Transaktions-E-Mails erforderlich: Beachten Sie, dass für echte Transaktions-E-Mails (wie z. B. das Zurücksetzen eines Passworts oder eine individuelle Antwort des Kundensupports) kein Abmeldelink erforderlich ist. Wenn Sie jedoch Massenumfragen oder Marketinginhalte über Ihre SaaS-Plattform versenden, sollten Sie immer einen Abmeldelink einfügen. Im Zweifelsfall ist es sicherer, auch bei internen Massenmitteilungen eine Abmeldeoption einzubauen, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich von unwichtigen Mailings abzumelden.
Es mag zwar kontraintuitiv klingen, den Empfängern einen einfachen Fluchtweg zu bieten, aber es hält Ihre Liste gesund und Ihre Empfänger zufriedener. Es ist viel besser, wenn jemand Ihre Liste freiwillig verlässt, als wenn er frustriert ist und Ihre E-Mail als Spam markiert. E-Mail-Anbieter belohnen Absender, die die Wahlmöglichkeiten der Nutzer respektieren, und Ihre Domäne wird dadurch einen besseren Ruf erhalten.
Verwenden Sie einen erkennbaren Absendernamen und eine erkennbare Betreffzeile
Menschen sind eher bereit, E-Mails zu vertrauen und sich mit ihnen zu beschäftigen, die seriös und vertraut aussehen. Wenn Sie eine klare Absenderidentität und ehrliche Betreffzeilen angeben, verringern Sie die Gefahr, mit Spam oder Phishing verwechselt zu werden.
Identifizieren Sie sich klar und deutlich: Verwenden Sie einen Absendernamen und eine E-Mail-Adresse, die die Empfänger als Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erkennen können. Eine E-Mail könnte zum Beispiel von "Acme Inc. Umfragen[email protected] " oder "Jane von Acme Support[email protected] ".
Vermeiden Sie obskure Adressen oder eine einfache E-Mail ohne einen freundlichen Namen. Wenn möglich, vermeiden Sie die Verwendung einer "No-Reply"-Adresse - eine E-Mail, die Antworten zulässt (und überwacht wird), wirkt vertrauenswürdiger und fördert die zweiseitige Kommunikation. Vergewissern Sie sich zumindest, dass die Absenderadresse gültig ist (d. h. existiert und Post empfangen kann). Eine gültige Antwortadresse gehört zu den von Outlook empfohlenen Best Practices, da sie bestätigt, dass am anderen Ende ein echter Absender sitzt.
Akkurate, nicht irreführende Betreffzeilen: Die Betreffzeile sollte den Inhalt der E-Mail klar widerspiegeln. Verwenden Sie keine irreführenden oder "Clickbait"-Betreffs, nur um die Leute zum Öffnen zu verleiten ("Re: Ihr Konto", wenn es sich nicht um eine Antwort handelt, oder übertriebene Behauptungen, die nichts mit dem Inhalt der E-Mail zu tun haben). Irreführende Betreffzeilen frustrieren nicht nur die Leser, sondern können auch gegen die Gesetze von verstoßen (CAN-SPAM verlangt wahrheitsgemäße Betreffzeilen). Außerdem sind E-Mail-Filter schlau - sie können E-Mails mit Betreffzeilen, die absichtlich irreführend aussehen, bestrafen.
Vermeiden Sie spammige Sprache und Formatierung: Bestimmte Betreffzeilen schreien für die Filter "Spam". Vermeiden Sie zum Beispiel ALLE GROSSSCHRIFTEN, übermäßige Ausrufezeichen!!! oder Sätze wie "$$$ MAKE MONEY NOW!!!" in Ihrem Betreff oder Text. Dies sind klassische Spam-Zeichen. Achten Sie stattdessen darauf, dass Ihr Betreff professionell, prägnant und relevant ist (z. B. "Wir schätzen Ihr Feedback - Acme Customer Experience Survey"). Eine gute Faustregel: Wenn es wie etwas aussieht, das Sie als Junk-Mail ansehen würden, senden Sie es nicht.
Die Verwendung eines einheitlichen Absendernamens und einer klaren Betreffzeile schafft Vertrauen. Wenn die Empfänger Ihre E-Mails auf den ersten Blick erkennen, werden sie sie eher öffnen und seltener als Spam markieren. Und wenn die Anbieter von E-Mail-Postfächern gute Öffnungsraten und geringe Beschwerden für Ihre Domäne feststellen, werden sie Ihre Nachrichten auch weiterhin an die Posteingänge zustellen.
Vermeiden Sie Spam-ähnlichen Inhalt und Design
Neben der Betreffzeile können auch der Inhalt und das Design Ihrer E-Mail dazu beitragen, dass sie den Posteingang erreicht oder nicht. Spam-Filter prüfen den eigentlichen Inhalt und das Layout der E-Mail auf Warnhinweise. Halten Sie Ihre E-Mails mit diesen Tipps leserfreundlich und spamfilterfreundlich:
Achten Sie auf ein gutes Verhältnis von Text zu Bild: Versenden Sie keine E-Mails, die nur aus einem einzigen großen Bild oder Banner bestehen. E-Mails, die nur aus Bildern bestehen (oder sehr wenig Text enthalten), werden oft von Spammern verwendet, um textbasierte Filter zu umgehen. Achten Sie auf ein gesundes Gleichgewicht - mindestens 50-60 % Ihres E-Mail-Inhalts sollten aus Text bestehen. Fügen Sie einen Abschnitt mit einfachem Text ein, wenn Sie ausgefallenes HTML versenden. Dadurch wird Ihre Nachricht für Filter vertrauenswürdiger und ist auch für diejenigen lesbar, die Bilder standardmäßig blockieren.
Achten Sie auf Schlüsselwörter und Tonfall: Wörter und Sätze wie "Kostenlos!!!", "Jetzt handeln!!!", "$$$ verdienen" oder übermäßig werbliche Formulierungen können Spam-Filter auslösen, vor allem in Kombination mit anderen Faktoren. Sie müssen nicht jeden Marketingbegriff vermeiden, aber versuchen Sie, natürlich und aufrichtig zu klingen, nicht übermäßig verkaufsorientiert oder sensationell. Vermeiden Sie auch obskure Schriftarten oder Regenbogenfarben - diese Gimmicks sind oft mit Spam verbunden. Achten Sie auf eine einheitliche und gut lesbare Schriftart.
Beschränken Sie Anhänge und Links: Wenn Sie eine Umfrage oder einen Newsletter versenden, ist es in der Regel besser, einen Link beizufügen, auf den der Benutzer klicken kann (um an der Umfrage teilzunehmen, mehr zu lesen usw.), als Dateien an eine Massen-E-Mail anzuhängen. Anhänge (insbesondere .zip- oder .exe-Dateien) von Massenversendern können verdächtig aussehen und von Sicherheitsfiltern blockiert werden. Hängen Sie nur dann Dateien an, wenn sie unbedingt notwendig sind und vom Empfänger erwartet werden. Ebenso sollten Sie Ihre E-Mail nicht mit Dutzenden von Links vollstopfen - ein hohes Link-Text-Verhältnis kann spammig wirken. Fügen Sie notwendige Links ein, aber stellen Sie sicher, dass jeder einen klaren Zweck und eine eindeutige Bezeichnung hat.
Vermeiden Sie URL-Verkürzungen und fremde Domänen: Die Verwendung von URL-Verkürzungen wie bit.ly oder tinyurl in Massen-E-Mails kann ein Warnsignal sein. Spammer verstecken oft bösartige Links hinter Verkürzern. Verwenden Sie stattdessen die vollständige URL oder einen markengeschützten Link, aus dem Ihre Domain klar hervorgeht (z. B. "survey.acme.com/feedback" wirkt vertrauenswürdiger als eine zufällige verkürzte URL). Ebenso sollten alle Links, die Sie einfügen, idealerweise zu seriösen Domains führen (vorzugsweise Ihre eigene Website oder bekannte Websites). Wenn Sie auf Inhalte Dritter verlinken, stellen Sie sicher, dass diese Websites nicht für Spam bekannt sind.
Achten Sie auf Klarheit, nicht auf Gimmicks: Ausgefallene Skripte oder Formulare, die in die E-Mail eingebettet sind, mehrere verschiedene Schriftarten oder ein Übermaß an Bildern können nicht nur die Leser irritieren, sondern auch Filter auslösen. Halten Sie das Layout Ihrer E-Mail sauber und professionell. Stellen Sie sicher, dass sie mobilfreundlich und zugänglich ist. Eine gut gestaltete, einfache E-Mail mit einer klaren Handlungsaufforderung wird nicht nur leichter gefiltert, sondern bietet auch ein besseres Erlebnis für Ihre Empfänger.
Kurz gesagt, sehen Sie wie ein legitimer Absender aus, nicht wie ein Spammer. Wenn Sie die üblichen Merkmale von Spam-E-Mails vermeiden, verringern Sie das Risiko, dass inhaltsbasierte Filter ausgelöst werden. Konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Nachricht klar, wertvoll und leicht zu lesen zu gestalten. Dies trägt nicht nur zur Zustellbarkeit bei, sondern fördert auch das Engagement, da die Empfänger klare und relevante Inhalte zu schätzen wissen.
Mit gleichmäßigem Tempo und in angemessenem Umfang senden
Die Art und Weise, wie Sie E-Mails versenden (in Bezug auf Zeitpunkt und Umfang), kann sich auf den Ruf Ihrer Domäne auswirken. Plötzliche oder unregelmäßige Sendemuster können E-Mail-Anbietern verdächtig erscheinen. Befolgen Sie diese bewährten Verfahren für das Sendeverhalten:
Vermeiden Sie plötzliche Volumenspitzen: Wenn Sie neu im Versand sind oder schon lange keine E-Mails mehr an Ihre Liste geschickt haben, sollten Sie nicht aus heiterem Himmel mit Tausenden von E-Mails auf einmal beginnen. Große, abrupte Sprünge im Sendevolumen können Spam-Filter alarmieren, die Ihre E-Mails möglicherweise drosseln oder kennzeichnen. Erhöhen Sie stattdessen schrittweise Ihr Sendevolumen - ein Prozess, der oft als "Aufwärmen" Ihrer Domäne oder IP bezeichnet wird. Beginnen Sie z. B. am ersten Tag mit einer kleineren Menge an E-Mails, dann am zweiten Tag mit einer größeren Menge und so weiter. Dieser allmähliche Anstieg zeigt den Providern, dass Sie ein beständiger Absender sind und nicht eine Spam-Aktion, die gerade erst aufgetaucht ist.
Behalten Sie einen konsistenten Zeitplan bei: Versuchen Sie, E-Mails in regelmäßigen Abständen und nicht nur sporadisch zu versenden. Beständigkeit trägt dazu bei, einen vorhersehbaren Absenderruf aufzubauen. Wenn Sie z. B. einen monatlichen Newsletter versenden, versuchen Sie, ihn jeden Monat zur gleichen Zeit zu versenden. Wenn Sie wöchentliche Kampagnen durchführen, sollten Sie diese so oft wie möglich an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit versenden. Internetdienstanbieter erkennen Muster - ein gleichmäßiges Muster wird im Allgemeinen als normales Verhalten angesehen, während unregelmäßige Muster auffallen können.
Überwältigen Sie Ihre Empfänger nicht: Abgesehen vom technischen Umfang sollten Sie auch das menschliche Element berücksichtigen: Wenn Sie in kurzer Zeit zu viele E-Mails an dieselben Personen senden, kann dies zu Verärgerung und höheren Abmelde- oder Spam-Melderaten führen. Finden Sie eine sinnvolle Frequenz, die Ihr Publikum informiert, aber nicht irritiert. Wenn Sie z. B. ein Umfrageprogramm anbieten, sollten Sie denselben Kunden nicht öfter als einmal in einer Woche oder einem Monat per E-Mail um Feedback bitten (es sei denn, er erwartet eine Serie). Zu häufiges Versenden von E-Mails kann dazu führen, dass die Empfänger sich nicht mehr engagieren oder Ihre Nachrichten als Spam markieren, was wiederum dem Ruf Ihrer Domain schadet.
Verschieben Sie die Sendezeiten (wenn möglich): Dies ist nur ein kleiner Punkt, aber wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie es vermeiden, Ihre E-Mails genau zu den Zeiten zu versenden (z. B. zur vollen oder halben Stunde), zu denen viele andere Unternehmen ihre E-Mails verschicken. Manchmal kann eine riesige Menge von E-Mails, die auf einmal eintreffen, beim Empfänger eine Ratenbegrenzung auslösen. Wenn Sie Ihre E-Mails außerhalb der Stoßzeiten oder zu unregelmäßigen Zeiten versenden (z. B. um 10:13 Uhr statt um 10:00 Uhr), kann dies dazu beitragen, dass Ihre E-Mails im Posteingang hervorstechen und mögliche Engpässe vermieden werden. Dies ist nicht entscheidend, aber eine kleine Optimierung, die einige Absender nutzen.
Indem Sie Ihr Versandtempo und -volumen kontrollieren, präsentieren Sie sich als zuverlässiger Absender und nicht als potenzieller Spammer. Mailbox-Anbieter bevorzugen Domains, die ein gleichmäßiges Volumen an E-Mails mit gutem Engagement versenden, im Gegensatz zu solchen, die unregelmäßig große Mengen an E-Mails versenden. Denken Sie daran, dass Langsamkeit und Stetigkeit das Rennen gewinnen, wenn es darum geht, einen soliden Ruf als Absender aufzubauen.
Engagement und Feedback überwachen
In diesem Artikel werden zwar keine technischen Einstellungen vorgenommen, aber eine proaktive Vorgehensweise besteht darin, ein Auge darauf zu haben, wie Empfänger und E-Mail-Anbieter auf Ihre E-Mails reagieren. Die Überwachung bestimmter Metriken und Rückmeldungen kann Sie auf Probleme aufmerksam machen, bevor sie eskalieren:
Verfolgen Sie wichtige E-Mail-Kennzahlen: Achten Sie bei jeder Kampagne auf die Öffnungsraten, Klickraten, Bounce-Raten und Abmelderaten. Ein plötzlicher Rückgang der Öffnungsraten oder ein sprunghafter Anstieg der Bounce-/Beschwerde-Raten ist ein Warnzeichen. Wenn beispielsweise eine bestimmte E-Mail von vielen Personen als Spam markiert wurde (einige E-Mail-Plattformen melden dies als "Missbrauchsbeschwerden" oder Feedbackschleifenberichte), sollten Sie dies ernst nehmen. Das bedeutet, dass der Inhalt oder die Ausrichtung dieser E-Mail unerwünscht war, und wenn Sie diesen Weg weiterverfolgen, könnte Ihre Domäne markiert werden.
Nutzen Sie die von E-Mail-Diensten bereitgestellten Tools: Dienste wie Googles Postmaster Tools und Microsofts SNDS (Smart Network Data Services) können Aufschluss über den Ruf Ihrer Domäne und die Spam-Rate geben, wie sie von diesen Anbietern gesehen wird. Die Einrichtung dieser Dienste erfordert in der Regel etwas IT-Unterstützung (und eine DNS-Überprüfung), aber auch technisch nicht versierte Teams können nach der Konfiguration von den Berichten profitieren. Falls verfügbar, sollten Sie diese Berichte regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass Gmail, Outlook usw. Ihre Domäne als gesund einstufen. Sie können Daten wie die Spam-Beschwerdequote anzeigen, die extrem niedrig gehalten werden sollte (Gmail beispielsweise erwartet eine Beschwerdequote von unter 0,1 % für Massenversender).
Halten Sie die Ohren offen für Blockaden oder Probleme: Wenn Kunden oder Kollegen melden, dass sie Ihre E-Mails nicht erhalten, gehen Sie dem umgehend nach. Manchmal stellen Sie fest, dass Ihre Domäne oder IP-Adresse von einem E-Mail-Anbieter aufgrund eines Reputationsproblems vorübergehend blockiert wurde. Einige E-Mail-Anbieter (ESPs) benachrichtigen Sie auch, wenn Ihre Kampagnen hohe Bounce- oder Beschwerderaten aufweisen. Ignorieren Sie diese Warnungen nicht. Wenn Sie auf eine Blockliste gesetzt werden oder die Zustellbarkeit stark abnimmt, sollten Sie eine Pause einlegen und die Ursache diagnostizieren (z. B. Sendevolumen, Inhalt oder ein fehlerhaftes Listensegment) und möglicherweise den Support Ihres E-Mail-Anbieters um Rat fragen.
Testen und prüfen Sie Ihre E-Mails: Es kann hilfreich sein, Ihre E-Mail vor einem großen Start an einige Konten (z. B. ein persönliches Gmail-, Outlook.com- oder Yahoo-Konto) zu senden. So sehen Sie, ob die E-Mail im Posteingang oder im Spam landet. Ein einziger Test ist zwar nicht aussagekräftig, aber er kann offensichtliche Probleme aufdecken (z. B. einen defekten Abmeldelink oder eine Betreffzeile, die immer wieder in Spam landet). Einige Unternehmen nutzen auch Tests von Drittanbietern, um die Platzierung im Posteingang zu testen, aber selbst einfache interne Tests sind besser als nichts.
Hören Sie Ihren Empfängern zu: Wenn Sie direktes Feedback von den Empfängern erhalten (durch Antworten oder Umfragen zu Ihren E-Mails), sollten Sie dieses nutzen, um Anpassungen vorzunehmen. Wenn die Empfänger sagen, dass sie zu viele E-Mails erhalten oder bestimmte Inhalte nicht nützlich sind, sollten Sie Ihren Ansatz überdenken. Zufriedenere Empfänger = besseres Engagement, und besseres Engagement = besserer Ruf des Absenders.
Bei der Überwachung geht es nicht darum, jede einzelne E-Mail zu überwachen, sondern darum, Trends zu erkennen. Wenn Sie bemerken, dass sich Probleme zusammenbrauen (z. B. abnehmende Zustellbarkeit oder zunehmende Beschwerden), können Sie Maßnahmen ergreifen, um Ihre Praktiken zu korrigieren, bevor der Ruf Ihrer Domäne ernsthaft geschädigt wird. Es ist viel einfacher, einen guten Ruf aufrechtzuerhalten, als sich von einem schlechten zu erholen, daher ist ein wenig Aufmerksamkeit sehr hilfreich.
Was passiert, wenn Sie bewährte Praktiken vernachlässigen?
Die Nichteinhaltung dieser bewährten E-Mail-Verfahren kann schwerwiegende Folgen haben. Um zu verdeutlichen, warum all dies so wichtig ist, hier einige der Risiken, die durch schlechtes Sendeverhalten und Nichteinhaltung entstehen:
E-Mails, die im Spam landen: Die unmittelbarste Folge ist, dass Ihre Nachrichten nicht mehr in den Posteingang gelangen, sondern in Spam-Ordnern landen. Wenn Sie einen Rückgang der Antworten bemerken, könnte das daran liegen, dass die meisten Empfänger Ihre E-Mail nie zu Gesicht bekommen. Sobald Sie als regelmäßiger Kandidat für den Spam-Ordner identifiziert wurden, ist es nur mit viel Zeit und Mühe möglich, wieder in den Posteingang zu gelangen.
Schwarze Listen für Domänen oder IPs: Wiederholte schlechte Praktiken (viele Spam-Beschwerden, Versand an falsche Adressen, keine Abmeldung usw.) können dazu führen, dass Ihre Versandserver oder Ihre Domäne von großen Anti-Spam-Organisationen auf eine schwarze Liste gesetzt werden. In diesem Fall können alle E-Mails von Ihrer Domäne blockiert werden, bis Sie das Problem gelöst haben und gegen die Aufnahme in die Liste Einspruch erheben. Die Aufnahme in die Schwarze Liste bedeutet im Grunde eine Unterbrechung Ihres E-Mail-Programms - Ihre Nachrichten werden gebounct oder abgewiesen, bis die Sperre aufgehoben wird, was den Geschäftsbetrieb erheblich stören kann.
Rufschädigung kann sich ausbreiten: Ein beschädigter Ruf beim Versenden wirkt sich nicht nur auf Marketing-E-Mails oder Umfragen aus. Sie kann sich auch auf Transaktions- oder One-to-One-E-Mails von Ihrer Domain auswirken. Wenn Ihre Domäne beispielsweise einen schlechten Ruf hat, kann sogar eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts oder eine wichtige Benachrichtigung an einen Kunden herausgefiltert werden. Ein schlechter Ruf kann also sowohl Ihre Marketingbemühungen als auch Ihre wichtige Kundenkommunikation lähmen.
Anbieter und rechtliche Sanktionen: Die großen E-Mail-Anbieter (Microsoft, Google, Yahoo usw.) setzen zunehmend strenge Standards durch. Sie können die Geschwindigkeit Ihrer E-Mails begrenzen (verlangsamen), vorübergehende Sperren verhängen oder in einigen Fällen E-Mails von Ihrer Domäne dauerhaft ablehnen, wenn Sie bei der Missachtung ihrer Richtlinien erwischt werden. Auf der rechtlichen Seite kann die Missachtung von Gesetzen wie CAN-SPAM oder GDPR zu formellen Verwarnungen oder Geldstrafen führen. So kann beispielsweise das Fehlen einer Abmeldemöglichkeit oder die Fortsetzung von E-Mails an Personen, die sich abgemeldet haben, in einigen Ländern zu hohen Strafen führen. Kurz gesagt: Schlechte E-Mail-Praktiken können Sie finanziell und rechtlich teuer zu stehen kommen, nicht nur was die Zustellbarkeit betrifft.
Verlust von Kundenvertrauen und Geschäftsmöglichkeiten: Denken Sie an das Kundenerlebnis - wenn Ihre E-Mails häufig im Spam landen, könnten Kunden Umfragen oder wichtige Aktualisierungen verpassen, was zu Frustration führt. Sie könnten Ihre Marke als unprofessionell oder nicht vertrauenswürdig ansehen. Wenn E-Mails nicht im Posteingang ankommen, verpasst Ihr Team außerdem die Chance, Feedback zu sammeln oder das Engagement zu fördern. Dies kann den Erfolg Ihrer Kundenerfolgsinitiativen unbemerkt untergraben. Und wenn ein Kunde Sie erst einmal als Spam markiert hat, ist es sehr schwer, ihn wieder zurückzugewinnen; möglicherweise verlieren Sie diesen Kommunikationskanal dauerhaft.
Die Wiederherstellung ist langsam und schwierig: Leider gibt es keine schnelle Lösung für einen zerstörten Absenderruf. Wenn Sie sich in einer schlechten Lage befinden (viele E-Mails in Spam oder eine auf der schwarzen Liste stehende Domain ), kann es Wochen oder Monate dauern, bis der Schaden behoben ist. In dieser Zeit müssen Sie möglicherweise weniger E-Mails versenden, die IP-Adresse oder die Domäne wechseln und den Providern beweisen, dass Sie Ihr Verhalten geändert haben. Das ist ein kostspieliger und zeitaufwändiger Prozess. Es ist daher viel besser, Probleme zu vermeiden, indem Sie sich von Anfang an an bewährte Praktiken halten, als sich später um eine Zustellbarkeitskrise kümmern zu müssen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vernachlässigung ordnungsgemäßer Verfahren für den E-Mail-Versand Ihre Möglichkeiten, Ihr Publikum zu erreichen und zu binden, erheblich einschränken kann. Die Risiken reichen von kurzfristigen Rückschlägen (E-Mails, die nicht gesehen werden) bis hin zu langfristigen Auswirkungen (Domain ist nicht versendbar). Für Fachleute in den Bereichen Kundenerfolg und Kundenerfahrung können diese Folgen Ihre Ziele der Kundenbindung und -zufriedenheit direkt untergraben. Es lohnt sich einfach nicht, bei der Einhaltung von Vorschriften oder der Qualität Abstriche zu machen - der Preis ist zu hoch.
Schlussfolgerung
Der Schutz des Rufs Ihrer Versanddomäne ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft, aber im Wesentlichen geht es um den Respekt vor Ihren Empfängern und die Einhaltung der festgelegten Regeln. Indem Sie eine hochwertige Opt-in-Liste aufbauen, diese Liste sauber halten, die erforderlichen Opt-out-Optionen einbeziehen, relevante Inhalte in einem angemessenen Tempo versenden und die Ergebnisse überwachen, schaffen Sie einen positiven Kreislauf: Die Empfänger engagieren sich positiv, und die Mailbox-Anbieter stellen ihnen weiterhin Ihre E-Mails zu.
Diese Best Practices erfordern kein tiefes technisches Wissen - es geht vor allem um gesunden Menschenverstand und ethisches Marketing- und Kommunikationsverhalten. Wenn Sie als Customer Success- oder Experience-Experte diese Richtlinien befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre wichtigen E-Mails - egal ob es sich um Umfragen zum Kundenfeedback, Newsletter oder Notizen zum Mitarbeiterengagement handelt - tatsächlich die Personen erreichen, für die sie bestimmt sind. So schützen Sie den Ruf Ihrer Unternehmensdomäne, erhalten das Vertrauen von E-Mail-Diensten wie Microsoft und Google und erzielen letztlich bessere Ergebnisse mit Ihren E-Mail-Kampagnen.
Denken Sie daran, dass die Zustellbarkeit von E-Mails ein Privileg ist, das man sich verdient hat. Indem Sie die Empfänger mit Respekt behandeln (indem Sie nur denjenigen E-Mails senden, die dies wünschen, und es ihnen leicht machen, sich abzumelden) und indem Sie Inhalte senden, die einen Mehrwert bieten, ohne Spam-Alarm auszulösen, behalten Sie dieses Privileg bei. Ihre Absenderdomäne bleibt in gutem Ruf, und Ihre E-Mails landen stets dort, wo sie hingehören: im Posteingang, wo sie gelesen werden können.