Professionella inom Customer Success och Customer/Employee Experience förlitar sig ofta på e-postundersökningar och kampanjer för att engagera sin publik. Felaktiga e-postmetoder kan dock skada din sändande domäns rykte - vilket innebär att dina meddelanden kan börja hamna i skräppostmappar eller blockeras helt och hållet.
Nyckelöversikt - Följ dessa steg när du skickar e-post:
Skicka e-post endast till personer som har gett sitt tillstånd
Håll din e-postlista ren (listhygien)
Du är skyldig att inkludera ett avregistreringsalternativ (och respektera det)
Undvik skräppostliknande innehåll och design
Använd ett igenkännligt avsändarnamn och ämnesrad
Skicka i jämn takt och i rimlig volym
Varför domäners rykte är viktigt
Domänens rykte är i huvudsak din domäns "kreditpoäng" för e-post hos brevlådeoperatörer. Tjänster som Gmail och Outlook håller reda på hur människor reagerar på e-postmeddelanden från din domän (öppningar, raderingar, skräppostrapporter osv.) och om du följer korrekta sändningsrutiner. Ett gott rykte innebär att leverantörerna litar på dina e-postmeddelanden och levererar dem till inkorgarna. Ett dåligt rykte innebär att det är mer sannolikt att dina e-postmeddelanden flaggas som skräppost eller till och med avvisas direkt.
I extrema fall kan ett dåligt avsändarrykte leda till att din domän svartlistas, vilket gör det nästan omöjligt för dina e-postmeddelanden att nå mottagarna. Kort sagt, att skydda din sändande domäns rykte är avgörande för att lyckas med e-postutskick.
Även om du har värdefullt innehåll spelar det ingen roll om dina e-postmeddelanden aldrig når den avsedda målgruppen. Genom att följa efterlevnad och bästa praxis håller du din domän pålitlig så att dina meddelanden landar i inkorgar snarare än i skräppostmappar.
Skapa en e-postlista som bygger på behörigheter
Ett av de viktigaste stegen är att bara skicka e-post till personer som har gett sitt tillstånd eller förväntar sig att höra från dig. Detta säkerställer att mottagarna är mer benägna att engagera sig och mindre benägna att markera dina meddelanden som skräppost.
Använd endast kontakter som har valt att delta: Inhämta alltid samtycke innan du skickar e-post till någon. Detta kan ske genom registreringar, kundavtal eller tidigare relationer. Undvik att skicka e-post till kalla kontakter som aldrig har samtyckt till att ta emot din kommunikation. Oönskade e-postmeddelanden leder ofta till klagomål och skadar ditt rykte.
Köp aldrig e-postlistor: Köpta eller skrapade listor innehåller personer som inte känner till ditt företag. Dessa mottagare är mer benägna att ignorera eller rapportera dina e-postmeddelanden. Att använda sådana listor kan snabbt skada din domäns status (och det kan bryta mot antispamlagar). Bygg upp din lista organiskt, även om den växer långsammare - kvalitet är viktigare än kvantitet.
Överväg dubbel opt-in: Genom att implementera en dubbel opt-in (där användare bekräftar sin e-postadress genom att klicka på en länk efter prenumerationen) kan du ytterligare säkerställa att alla på din -lista verkligen vill ha dina e-postmeddelanden. Detta extra steg filtrerar bort falska eller felstavade adresser och bekräftar mottagarens intresse. Även om det inte är obligatoriskt kan det avsevärt förbättra listans kvalitet och skydda dig från att skicka till ogiltiga adresser.
Genom att bara skicka e-post till dem som vill höra av dig får du bättre engagemang och mycket färre klagomål på skräppost. Engagerade mottagare som öppnar och klickar på dina e-postmeddelanden skickar positiva signaler till brevlådeoperatörer om att din domän är pålitlig.
Håll din e-postlista ren (listhygien)
Även med en behörighetsbaserad lista blir vissa adresser problematiska med tiden - människor byter jobb, överger e-postmeddelanden eller tappar intresset. Regelbundet underhåll av listan (ofta kallat "listhygien") är avgörande för leveransbarheten:
Ta bort ogiltiga eller studsande adresser: Om en e-postadress konsekvent studsar (t.ex. "användaren hittades inte") ska du sluta skicka till den. Att fortsätta skicka till dåliga adresser ger höga avvisningsfrekvenser, vilket e-postleverantörer ser som en röd flagga. Höga avvisningsfrekvenser kan få det att se ut som om du skickar ut e-postmeddelanden utan hänsyn till giltighet (vilket ofta är vad spammare gör).
Undertryck inaktiva mottagare: Identifiera mottagare som inte har engagerat sig i dina e-postmeddelanden på länge (t.ex. inga öppningar eller klick på 6-12 månader). Det kan vara bäst att sluta skicka e-post till dem eller åtminstone skicka e-post till dem mer sällan. Inaktiva e-postmeddelanden kan förvandlas till skräppostfällor eller helt enkelt dra ner dina mätvärden för engagemang. Leverantörer av brevlådor märker om de flesta ignorerar dina meddelanden. Genom att ta bort eller avsluta oengagerade kontakter förbättrar du din totala öppningsfrekvens och minskar risken för att träffa en återanvänd skräppostadress.
Uppdatera och validera regelbundet: Gör det till en vana att rensa din lista med jämna mellanrum. Vissa organisationer validerar e-postmeddelanden (med hjälp av verktyg eller tjänster) för att fånga upp stavfel eller döda konton innan ett stort utskick. Använd åtminstone din plattforms rapportering för att regelbundet rensa ut adresser med upprepade studsar eller de som aldrig engagerar sig. En mindre lista med genuint intresserade mottagare är mycket bättre än en enorm lista full av dödvikt.
Genom att hålla din lista ren skyddar du din domäns rykte genom att visa e-postleverantörer att du skickar till riktiga, aktiva personer. Du sparar också pengar och ansträngning genom att inte skicka e-post till adresser som aldrig kommer att svara.
Det finns tjänster på nätet som automatiskt rensar dina e-postlistor åt dig. Observera att Netigate inte är anslutet till dessa tjänster, men vi vill göra dig medveten om att det finns ett alternativ för att slippa det manuella arbetet i samband med rensning av listor:
Tjänster som:
Inkludera alltid en avregistreringsmöjlighet (och respektera den)
Varje massutskick eller marknadsföringsutskick måste innehålla ett tydligt sätt för mottagaren att välja bort (avsluta prenumerationen) från framtida utskick. Detta är inte bara en god praxis - det är ofta ett lagkrav och en viktig förtroendefaktor för e-postleverantörer.
Tydlig avregistreringslänk i varje e-postmeddelande: Se till att dina e-postmeddelanden (nyhetsbrev, inbjudningar till undersökningar, kampanjer etc.) har en avregistreringslänk som är lätt att hitta, vanligtvis i sidfoten. Formuleringar som "Avsluta prenumeration" eller "Hantera e-postpreferenser" ska vara väl synliga - dölj dem inte i en textvägg. Tjänster som Gmail och Outlook kan till och med leta efter en lista med avregistreringsalternativ och kommer att hjälpa användare att välja bort om det finns. Om de inte ser ett uppenbart avregistreringsalternativ kan mottagarna trycka på knappen "Rapportera skräppost" istället, vilket är mycket sämre för ditt domänrykte.
Hedra avregistreringar omedelbart: Så fort någon väljer att avregistrera sig ska du sluta skicka e-post till dem. God praxis är att behandla avregistreringsförfrågningar omedelbart (eller inom högst ett par dagar). Många lagar (som den amerikanska CAN-SPAM-lagen) kräver att du hanterar avregistreringar inom en viss tidsram (t.ex. 10 arbetsdagar i USA). Snabb borttagning skyddar ditt varumärke - att skicka e-post till någon som har avregistrerat sig irriterar inte bara dem (vilket ökar risken för att de rapporterar dig), utan kan också bryta mot efterlevnadsregler.
Ingen avprenumeration behövs för en-till-en-meddelanden eller transaktionsmeddelanden: Observera att för e-postmeddelanden som verkligen är transaktioner (som återställning av lösenord eller ett individuellt svar från kundsupport) krävs ingen länk för avregistrering. Men om du skickar bulkundersökningar eller marknadsföringsinnehåll via din SaaS-plattform ska du alltid inkludera opt-out. Om du är osäker är det säkrare att inkludera ett avregistreringsalternativ även i intern masskommunikation, bara för att ge de anställda möjlighet att välja bort icke-väsentliga utskick.
Att erbjuda en enkel flyktväg för mottagarna kan låta kontraintuitivt, men det håller din lista frisk och dina mottagare gladare. Det är mycket bättre att någon frivilligt lämnar din lista än att de blir frustrerade och flaggar ditt e-postmeddelande som skräppost. E-postleverantörer belönar avsändare som respekterar användarnas val, och din domän kommer att få ett bättre rykte som ett resultat av detta.
Använd ett igenkännligt avsändarnamn och ämnesrad
Människor är mer benägna att lita på och engagera sig i e-postmeddelanden som ser legitima och bekanta ut. Genom att ange en tydlig avsändaridentitet och ärliga ämnesrader minskar du risken för att bli misstagen för skräppost eller nätfiske.
Identifiera dig själv tydligt: Använd ett avsändarnamn och en e-postadress som mottagarna känner igen som ditt företag eller din organisation. Till exempel kan ett e-postmeddelande komma från "Acme Inc. Surveys[email protected] " eller "Jane från Acme Support[email protected] ". Undvik obskyra adresser eller bara ett obearbetat e-postmeddelande utan ett vänligt namn. Undvik om möjligt att använda en adress utan svar helt och hållet - ett e-postmeddelande som tillåter svar (och som övervakas) verkar mer trovärdigt och uppmuntrar till tvåvägskommunikation. Se åtminstone till att "Från"-adressen är giltig (existerar och kan ta emot e-post). En giltig svarsadress är faktiskt en av de bästa metoderna som Outlook rekommenderar, eftersom det bekräftar att det finns en riktig avsändare i andra änden.
Korrekta, icke vilseledande ämnesrader: Ämnesraden ska tydligt återspegla innehållet i e-postmeddelandet. Använd inte vilseledande eller "clickbait"-ämnen bara för att lura folk att öppna ("Re: Your account" när det inte är ett svar, eller överdrivna påståenden som inte är relaterade till e-postinnehållet). Vilseledande ämnen gör inte bara läsarna frustrerade utan kan också bryta mot lagar (CAN-SPAM kräver sanningsenliga ämnesrader). Dessutom är e-postfilter smarta - de kan straffa e-postmeddelanden med ämnesrader som ser avsiktligt vilseledande ut.
Undvik skräppostspråk och -formatering: Vissa ämnesradsstilar skriker "skräppost" till filter. Undvik till exempel ALL CAPS, överdrivna utropstecken!!!, eller fraser som "$$$ MAKE MONEY NOW!!!" i dina ämnen eller i brödtexten. Det här är klassiska spamtecken. Håll istället ditt ämne professionellt, kortfattat och relevant (t.ex. "Vi värdesätter din feedback - Acme Customer Experience Survey"). En bra tumregel: om det ser ut som något du skulle betrakta som skräppost, skicka det inte.
Att använda ett konsekvent avsändarnamn och en tydlig ämnesrad skapar förtroende. När mottagarna känner igen dina e-postmeddelanden på en gång är det mer sannolikt att de öppnar dem och mindre sannolikt att de markerar dem som skräppost. Och när brevlådeoperatörer ser bra öppningsfrekvenser och få klagomål för din domän kommer de att fortsätta leverera dina meddelanden till inkorgarna.
Undvik skräppostliknande innehåll och design
Utöver ämnesraden kan innehållet och utformningen av ditt e-postmeddelande antingen hjälpa eller stjälpa dess chanser att nå inkorgen. Skräppostfilter tittar på det faktiska e-postinnehållet och layouten för röda flaggor. Håll dina e-postmeddelanden läsarvänliga och skräppostfiltervänliga med dessa tips:
Håll ett bra förhållande mellan text och bild: Skicka inte e-postmeddelanden som bara består av en enda stor bild eller banner. E-postmeddelanden med enbart bilder (eller e-postmeddelanden med mycket lite text) används ofta av spammare för att kringgå textbaserade filter. Sikta på en sund balans - till exempel bör minst 50-60 % av innehållet i ditt e-postmeddelande vara text. Inkludera ett avsnitt med ren text om du skickar snygg HTML. Det gör ditt meddelande mer trovärdigt för filter och även läsbart för dem som blockerar bilder som standard.
Tänk på nyckelord och ton: Ord och fraser som "Gratis!!!", "Agera nu!!!", "Tjäna $$$$" eller alltför säljande språk kan utlösa spamfilter, särskilt i kombination med andra faktorer. Du behöver inte undvika alla marknadsföringstermer, men försök att låta naturlig och uppriktig, inte överdrivet säljande eller sensationell. Undvik också obskyra typsnitt eller regnbågsfärger - dessa gimmicks följer ofta med skräppost. Håll ditt typsnitt standard och läsbart.
Begränsa bilagor och länkar: Om du skickar en enkät eller ett nyhetsbrev är det oftast bäst att inkludera en länk som användaren kan klicka på (för att delta i enkäten, läsa mer etc.) i stället för att bifoga filer till ett massutskick. Bilagor (särskilt .zip- eller .exe-filer) från massutskick kan se misstänkta ut och kan blockeras av säkerhetsfilter. Bifoga filer endast om det är absolut nödvändigt och om mottagaren förväntar sig det. På samma sätt ska du inte fylla ditt e-postmeddelande med dussintals länkar - ett högt förhållande mellan länkar och text kan se skräpigt ut. Inkludera nödvändiga länkar, men se till att varje länk har ett tydligt syfte och en tydlig etikett.
Undvik URL-förkortare och konstiga domäner: Att använda URL-förkortare som bit.ly eller tinyurl i massmejl kan höja varningsflaggorna. Spammare gömmer ofta skadliga länkar bakom förkortare. Använd istället den fullständiga URL:en eller en varumärkeslänk som tydligt visar din domän (t.ex. "survey.acme.com/feedback" ser mer trovärdigt ut än en slumpmässig förkortad URL). På samma sätt bör alla länkar du inkluderar helst gå till välrenommerade domäner (helst din egen webbplats eller kända webbplatser). Om du länkar till innehåll från tredje part ska du se till att dessa webbplatser inte är kända för spam.
Designa för tydlighet, inte för gimmicks: Fancy skript eller formulär som är inbäddade i e-postmeddelandet, flera olika teckensnitt eller en överbelastning av bilder kan inte bara irritera läsarna - de kan också utlösa filter. Håll din e-postlayout ren och professionell. Se till att det är mobilvänligt och tillgängligt. Ett väldesignat, enkelt e-postmeddelande med en tydlig uppmaning till handling kommer inte bara att passera genom filter lättare utan också ge en bättre upplevelse för dina mottagare.
Kort sagt, se ut som en legitim avsändare, inte som en spammare. Genom att undvika de vanligaste kännetecknen för skräppost minskar du risken för att utlösa innehållsbaserade filter. Fokusera på att göra ditt meddelande tydligt, värdefullt och lättläst. Det kommer inte bara att förbättra leveransbarheten, utan även engagemanget eftersom mottagarna uppskattar tydligt och relevant innehåll.
Skicka i jämn takt och med rimlig volym
Hur du skickar e-postmeddelanden (i fråga om tidpunkt och volym) kan påverka din domäns rykte. Plötsliga eller oregelbundna sändningsmönster kan verka misstänkta för e-postleverantörer. Följ dessa bästa metoder för sändningsbeteende:
Undvik plötsliga spikar i volymen: Om du är nybörjare eller inte har skickat e-post till din lista på länge, börja inte med att skicka tusentals e-postmeddelanden på en gång från ingenstans. Stora, plötsliga ökningar i sändningsvolymen kan skrämma skräppostfilter, som kan strypa eller flagga dina e-postmeddelanden. Öka istället sändningsvolymen gradvis - en process som ofta kallas att "värma upp" din domän eller IP. Börja till exempel med en mindre mängd e-postmeddelanden den första dagen, sedan en större mängd den andra dagen och så vidare. Denna gradvisa upptrappning visar leverantörerna att du är en konsekvent avsändare, inte en skräppostverksamhet som bara dyker upp.
Upprätthåll ett konsekvent schema: Försök att skicka e-postmeddelanden med jämna mellanrum snarare än mycket sporadiskt. Konsekvens hjälper till att bygga upp ett förutsägbart avsändarrykte. Om du till exempel skickar ett nyhetsbrev varje månad, försök att skicka det ungefär samma tid varje månad. Om du kör veckokampanjer ska du hålla dem på en vanlig dag/tid så mycket som möjligt. Internetleverantörer lägger märke till mönster - ett konsekvent mönster ses i allmänhet som normalt beteende, medan oregelbundna mönster kan leda till granskning.
Överväldiga inte dina mottagare: Förutom den tekniska volymen bör du tänka på den mänskliga faktorn - att skicka för många e-postmeddelanden till samma personer under en kort period kan leda till irritation och högre avregistrerings- eller spamrapporteringsfrekvens. Hitta en förnuftig frekvens som håller din publik informerad men inte irriterad. Om du t.ex. har ett enkätprogram kanske du inte vill skicka e-post till samma kund mer än en gång i veckan eller månaden om feedback (såvida de inte förväntar sig en serie). Överutskick kan leda till att mottagarna slutar engagera sig eller markerar dina meddelanden som skräppost, vilket i sin tur skadar din domäns rykte.
Fördela sändningstiderna (om möjligt): Detta är en mindre punkt, men om du har möjlighet, överväg att undvika att skicka dina e-postmeddelanden vid exakta vanliga tider (som på timmen eller halvtimmen) när många andra företag skickar sina blasts. Ibland kan en stor mängd e-postmeddelanden på en gång utlösa hastighetsbegränsning i den mottagande änden. Om du skickar på en ovanlig eller oregelbunden tid (t.ex. kl. 10.13 i stället för kl. 10.00) kan det hjälpa dina e-postmeddelanden att sticka ut i inkorgen och undvika potentiella flaskhalsar. Detta är inte kritiskt, men det är en liten optimering som vissa avsändare använder.
Genom att kontrollera din sändningstakt och -volym framställer du dig själv som en pålitlig avsändare snarare än en potentiell spammare. Brevlådeoperatörer behandlar domäner som skickar en stadig volym e-post med bra engagemang positivt, i motsats till dem som skickar stora mängder e-post på ett inkonsekvent sätt. Kom ihåg att långsamt och stadigt vinner loppet när det gäller att bygga upp ett gott avsändarrykte.
Övervaka engagemang och feedback
Även om den här artikeln undviker tekniska inställningar är en proaktiv metod att hålla ett öga på hur mottagare och e-postleverantörer reagerar på dina e-postmeddelanden. Genom att övervaka vissa mätvärden och feedback kan du varna för problem innan de eskalerar:
Spåra viktiga mätvärden för e-post: Var uppmärksam på öppningsfrekvensen, klickfrekvensen, studsfrekvensen och avregistreringsfrekvensen för varje kampanj. En plötslig minskning av öppningar eller en ökning av studsar/klagomål är en varningssignal. Om till exempel ett visst e-postmeddelande har markerats som skräppost av många människor (vissa e-postplattformar rapporterar detta som "klagomål om missbruk" eller rapporter om återkopplingsslingor), ska du ta det på allvar. Det betyder att innehållet eller inriktningen i det e-postmeddelandet var ovälkommet, och om du fortsätter på den vägen kan din domän bli flaggad.
Använd verktyg som tillhandahålls av e-posttjänster: Tjänster som Googles Postmaster Tools och Microsofts SNDS (Smart Network Data Services) kan ge insikt i din domäns rykte och spamfrekvens enligt dessa leverantörer. För att konfigurera dessa krävs vanligtvis viss IT-hjälp (och DNS-verifiering), men även icke-tekniska team kan dra nytta av rapporterna när de väl har konfigurerats. Om de finns tillgängliga bör du regelbundet granska dem för att säkerställa att Gmail, Outlook etc. bedömer din domän som hälsosam. De kan visa data som klagomålsfrekvens för skräppost, som bör hållas extremt låg (Gmail förväntar sig till exempel en klagomålsfrekvens under 0,1% för bulkavsändare).
Håll ett öra öppet för blockeringar eller problem: Om kunder eller kollegor säger att de inte får dina e-postmeddelanden ska du omedelbart undersöka saken. Ibland kan du upptäcka att din domän eller IP tillfälligt blockerades av en e-postleverantör på grund av en ryktesfråga. Vissa leverantörer av e-posttjänster (ESP) meddelar dig också om dina kampanjer får höga avvisningsfrekvenser eller klagomål. Ignorera inte dessa varningar. Om du blir blockerad eller ser en stor minskning av leveransbarheten kan du behöva pausa och diagnostisera orsaken (kanske skicka volym, innehåll eller ett dåligt listsegment) och eventuellt nå ut till din ESP-support för vägledning.
Testa och förhandsgranska dina e-postmeddelanden: Det kan vara bra att testa att skicka ditt e-postmeddelande till några konton (t.ex. ett personligt Gmail-, Outlook.com- eller Yahoo-konto) före en stor lansering. Se om e-postmeddelandet landar i inkorgen eller skräpposten. Även om ett test inte är avgörande kan det fånga upp uppenbara problem (som en trasig avregistreringslänk eller en ämnesrad som konsekvent går till skräppost). Vissa organisationer använder sig också av tredjeparts tjänster för att testa placering i inkorgen, men även grundläggande interna tester är bättre än ingenting.
Lyssna på dina mottagare: Slutligen, om du får direkt feedback från mottagarna (genom svar eller undersökningar om dina e-postmeddelanden), använd den för att justera. Om folk säger att de får för många e-postmeddelanden eller att visst innehåll inte är användbart kan du överväga att förfina din strategi. Nöjdare mottagare = bättre engagemang, och bättre engagemang = förbättrat avsändarrykte.
Övervakning handlar inte om att vara besatt av varje enskilt e-postmeddelande, utan om att vara medveten om trender. Om du märker att det börjar bli problem (som minskad leveransförmåga eller fler klagomål) kan du vidta åtgärder för att rätta till dina rutiner innan ditt domänrykte skadas allvarligt. Det är mycket lättare att upprätthålla ett gott rykte än att återhämta sig från ett dåligt, så lite uppmärksamhet räcker långt.
Vad händer om du försummar Best Practices?
Att inte följa dessa bästa praxis för e-post kan få allvarliga konsekvenser. För att understryka varför allt detta är viktigt, här är några av riskerna med dåligt sändningsbeteende och bristande efterlevnad:
E-postmeddelanden som hamnar i skräppost: Den mest omedelbara konsekvensen är att dina meddelanden börjar hoppa över inkorgen och dumpas i skräppostmappar. Om du märker att svaren minskar kan det bero på att de flesta mottagare aldrig ser ditt e-postmeddelande. När du väl har identifierats som en vanlig kandidat för skräppostmappen tar det tid och ansträngning att återfå placeringen i inkorgen.
Svartlistning av domän eller IP: Upprepade dåliga rutiner (många spamklagomål, skicka till dåliga adresser, ingen avregistrering osv.) kan leda till att dina sändningsservrar eller din domän svartlistas av stora antispamorganisationer. Om det händer kan alla e-postmeddelanden från din domän blockeras tills du löser problemet och överklagar listningen. Att vara svartlistad innebär i princip ett stopp för ditt e-postprogram - dina meddelanden kommer att studsa eller avvisas tills blockeringen hävs, vilket kan orsaka allvarliga störningar i affärsverksamheten.
Skadat rykte kan spilla över: Ett skadat sändningsrykte påverkar inte bara marknadsföringsmeddelanden eller enkäter. Det kan också påverka transaktions- eller en-till-en-e-post från din domän. Om din domän till exempel får dåligt rykte kan även ett e-postmeddelande om återställning av lösenord eller ett viktigt meddelande till en kund filtreras bort. Ett dåligt rykte kan alltså lamslå både dina marknadsföringsinsatser och viktig kundkommunikation.
Leverantör och rättsliga påföljder: Stora e-postleverantörer (Microsoft, Google, Yahoo m.fl.) tillämpar allt oftare strikta standarder. De kan begränsa hastigheten (sakta ner) på dina e-postmeddelanden, införa tillfälliga blockeringar eller i vissa fall permanent neka e-post från din domän om du ertappas med att ignorera deras riktlinjer. På den juridiska sidan kan ignorering av lagar som CAN-SPAM eller GDPR leda till formella varningar eller böter. Att till exempel inte inkludera en avregistreringsfunktion eller fortsätta att skicka e-post till personer som har valt att avregistrera sig kan leda till höga böter i vissa jurisdiktioner. Kort sagt kan dåliga e-postrutiner kosta dig ekonomiskt och juridiskt, inte bara i fråga om leveransförmåga.
Förlust av kundförtroende och affärsmöjligheter: Tänk på kundupplevelsen - om dina e-postmeddelanden ofta hamnar i skräpposten kan kunderna missa enkäter eller viktiga uppdateringar, vilket leder till frustration. De kan börja uppfatta ditt varumärke som oprofessionellt eller opålitligt. Om e-postmeddelanden inte når inkorgen missar ditt team dessutom chansen att samla in feedback eller skapa engagemang. Detta kan i tysthet försämra framgången för dina initiativ för kundframgång. När en kund markerar dig som skräppost är det dessutom mycket svårt att vinna tillbaka dem; du kan förlora den kommunikationslinjen permanent.
Återhämtning är långsam och svår: Tyvärr finns det ingen snabb lösning för ett förstört avsändarrykte. Om du befinner dig i en dålig sits (massor av e-post i skräppost eller en svartlistad -domän) kan det ta veckor eller månader av korrigerat beteende för att reparera skadan. Under den tiden kan du behöva skicka med lägre volymer, byta IP-adress eller domän och bevisa för leverantörerna att du har ändrat dig. Det är en kostsam och tidskrävande process. Därför är det mycket bättre att förebygga problem genom att följa bästa praxis från början, än att behöva hantera en leveranssäkerhetskris senare.
Sammanfattningsvis kan försummelse av korrekta rutiner för e-postutskick allvarligt begränsa din förmåga att nå och engagera din publik. Riskerna sträcker sig från kortsiktiga bakslag (e-postmeddelanden som inte syns) till långsiktiga konsekvenser (domäner som inte går att skicka). För yrkesverksamma inom Customer Success och Experience kan dessa resultat direkt undergräva dina mål för kundengagemang och kundnöjdhet. Det är helt enkelt inte värt att ta genvägar när det gäller efterlevnad eller kvalitet - priset är för högt.
Slutsats
Att skydda din sändande domäns rykte är både en konst och en vetenskap, men i grund och botten handlar det om respekt för dina mottagare och efterlevnad av etablerade regler. Genom att bygga upp en opt-in-lista av hög kvalitet, hålla den ren, inkludera nödvändiga opt-out-alternativ, skicka relevant innehåll i rimlig takt och övervaka resultaten skapar du en positiv spiral: mottagarna engagerar sig positivt och brevlådeoperatörerna fortsätter att leverera dina e-postmeddelanden till dem.
Dessa bästa metoder kräver ingen djup teknisk kunskap - de handlar mest om sunt förnuft och etiskt beteende inom marknadsföring och kommunikation. Om du som arbetar med kundframgång eller kundupplevelse följer dessa riktlinjer kan du se till att dina viktiga e-postmeddelanden - oavsett om det är enkäter med kundfeedback, nyhetsbrev eller meddelanden om medarbetarengagemang - faktiskt når de personer som de är avsedda för. Du skyddar ditt företags domäns rykte, upprätthåller förtroendet hos e-posttjänster som Microsoft och Google och uppnår i slutändan bättre resultat från dina e-postkampanjer.
Kom ihåg att e-postleverans är ett privilegium som man förtjänar. Genom att behandla mottagarna med respekt (bara skicka e-post till dem som vill ha den och göra det enkelt för dem att välja bort den) och genom att skicka innehåll som tillför värde utan att utlösa skräppostlarm, kommer du att behålla detta privilegium intakt. Din sändande domän kommer att förbli i gott skick och dina e-postmeddelanden kommer konsekvent att hamna där de hör hemma: i inkorgen, redo att läsas.